Как улучшить свой To-Do list?
Нет ничего более устрашающего и угнетающего, чем большой список запланированных дел, так называемый To-Do List. При таком состоянии дел трудно начать работу и мотивировать себя на достижение успеха.
Как превратить огромный To-Do List в небольшой , актуальный и воодушевляющий план действий? Самое время немного его почистить! Рекомендую 10 уловок, которые необходимо выполнять раз в неделю. Они позволят Вам увеличить свою трудоспособность и повысить уровень мотивации.
Будьте конкретным
Каждый пункт в Вашем списке дел должен быть максимально конкретным. Он должен абсолютно четко показывать Ваш следующий шаг в конкретном направлении.
Не дробите действия без надобности.
Не разбивайте действия на мельчайшие кусочки. Старайтесь соблюдать баланс между раздробленностью и комплексностью действий в Вашем To-Do List. Не вносите в список действия вроде «Завязать шнурки», а с другой стороны избегайте комплексных пунктов вроде «Закончить проект».
Включайте реально возможные пункты.
Можете ли Вы выполнить все пункты в Вашем списке? Не включайте в список дел задания, которые Вы не в состоянии выполнить или которые должен выполнить другой человек.
Правило 20 минут.
По Вашему мнению, сможете ли Вы выполнить каждый пункт Вашего плана за время не более чем 20 минут? Если нет, разделите егог на меньшие части. В противном случае Ваше сознание будет противиться выполнению таких долговременных работ.
Выражайте действия верно.
Убедитесь, что каждый пункт Вашего плана действия начинается с слова-действия. например: «позвонить Джиму относительно проекта А», в отличие от «Проект А – что думает Джон?». Каждый пункт должен выражать какое-либо действие. Также, ограничьте пункты несколькими словами в отличие от длинных предложений. Так Вам легче будет охватить его глазами за один заход. Дополнительную информацию лучше вынести в отдельный список или в список замечаний.
Как можно раньше.
Каждое действие в Вашем To-Do List должно быть выполнено как можно раньше и последовательно. Содержит ли Ваш список пункты, которые надо выполнить в определенный день? (внесите их в календарь), или в неопределенном будущем? (внесите их в замечания), или просто информацию для размышления? (им также дорога в замечания)
Принадлежность к проекту.
Проверьте, принадлежит ли каждый пункт Вашего To-Do List к определенному проекту? Убедитесь в этом, так как это поможет видеть картину Ваших действий более четко и планировать Ваши действия в более строгом соответствии с профессиональными потребностями.
Очистите список от мусора.
Удалите пункты, которые Вы уже выполнили. Удалите пункты, которые Вы никогда не выполните. Перефразируйте неубедительные предложения. Перенесите не относящиеся к делу заметки в список соображений, календарь или просто отбросьте. Храните Ваш список работ простым, четким и коротким!
Профилактика.
Очистка Вашего списка дел должна быть Вашим первым делом, начиная с утра. Однако, лучше всего научиться составлять список уже очищенным. Научитесь применять вышеуказанные пункты на этапе создания To-Do List, чтобы не тратить потом свое время на его реорганизацию и приведение в удобный вид.
